Le Mode opératoire du Forum du Mantois

L’Association est une organisation vivante. Elle adapte sa structure et son organisation interne autant que nécessaire pour atteindre ses objectifs. C’est le but de ce document de fournir une bonne compréhension du fonctionnement du Forum et d’enregistrer son évolution.

Ainsi qu’il est dit dans l’article 11 des Statuts, le Mode Opératoire est établi à l’Assemblée Générale pour approbation par le Conseil Collégial.

Description rapide de l’organisation.

Le Forum s’est constitué en association loi de 1901. Ses Statuts font références. Elle est à direction collégiale.

L’Assemblée Générale des adhérents se réunit régulièrement, elle est décisionnaire.

Elle élit un Conseil Collégial qui a pour vocation d’assurer les tâches administratives, de coordonner les groupes de projet et les partenariats, de représenter l’association.

Les actions du Forum sont pilotées par des groupes de projet :

Groupes ressources (ex : portail d’information)
Groupes réflexion / discussion / formation
Groupes dispositifs

Ces groupes sont autonomes dans la façon dont ils s’organisent et mènent leurs actions.

Le Forum dispose d’une Charte qui décline la vision, les missions, et les principes qui sont à la base de son action. Cette Charte est un document évolutif, public, qui reflète la compréhension commune des membres de l’association.

Adhésion et radiation

En plus des articles 5 et 6 on note les points suivants :

La demande d’adhésion se fait par courriel à l’adresse XXX (adresse courriel à créer) du Conseil Collégial, elle est effective au paiement de la cotisation.
La qualité de membre se traduit par une inscription dans la liste de contacts internes et sa participation de droit aux réunions et actions du Forum (groupes, dispositifs, actions ponctuelles).
Les mineurs peuvent adhérer à l’association sous réserve d’un accord tacite ou d’une autorisation écrite de leurs parents ou tuteurs légaux. Ils sont membres à part entière de l’association.
La démission se fait par courriel à la même adresse
La radiation pour motif grave est prononcée par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil Collégial. (Dans une version ultérieure de ce document le Conseil Collégial pourra définir ce qu’est un motif grave et préciser les modalités de la présentation de la défense, du vote et de ses conditions de validité).

Assemblée Générale ordinaire

En complément de l’article 7 des Statuts il est précisé les points suivants :

L’Assemblée Générale comprend tous les membres adhérents de l’association. Elle est aussi ouverte à toutes personnes susceptibles d’être intéressées par les objectifs de l’association. Mais ne prennent part aux votes que les membres adhérents à jour de leurs cotisations. Elle est aussi ouverte aux organisations partenaires.
Une feuille de présence est tenue.
La présidence et le secrétariat de l’Assemblée Générale appartient au Conseil Collégial qui délègue certains de ses membres.
L’Assemblé Générale s’efforcera de prendre ses décisions par consentement dans l’objectif d’inclure l’opinion de chacun et la participation de tous sans pour autant l’imposer. Le consentement est atteint lorsqu’une proposition est largement approuvée ou ne rencontre pas de veto ou d’opposition forte. Contrairement à l’unanimité, le processus de prise de décision par consentement construit sa décision collectivement sans avoir recours systématiquement à un vote formel.
En cas d’échec du processus de consentement, la décision pourra être prise par un vote à la majorité des deux tiers des présents, à main levée ou par bulletin secret si plus d’un membre le demande.
Il n’y a pas de quorum ni de pouvoir de représentation pour les votes en Assemblée Générale ordinaire. Les décisions se prennent sur la base des présents.
Les délibérations sont constatées par des comptes rendus diffusés à tous les membres par le Conseil Collégial. Les décisions sont applicables à la date de diffusion du compte rendu.
L’agenda de chaque Assemblée comporte au moins le compte rendu du Conseil Collégial, et si possible celui des différents groupes.
Les organisations qui collaborent ou qui ont en vue de collaborer avec le Forum (partenaires) peuvent disposer d’un créneau lors des Assemblées pour présenter leurs actions.
L’Assemblée délibère sur les propositions d’orientations, d’actions, de constitution de groupes, de demandes de financement soumises par le Conseil Collégial.
L’Assemblée valide la Charte et ses modifications, le Règlement Intérieur et ses modifications.
L’Assemblée se prononce sur les collaborations avec d’autres organisations proposées par le Conseil Collégial.
L’Assemblée procède au renouvellement du Conseil Collégial.
L’assemblée approuve les budgets attribués aux groupes sur proposition du Conseil Collégial.
L’Assemblée se prononce sur les propositions de radiations pour motif grave.

Conseil Collégial

En complément de l’article 9 des Statuts il est précisé les points suivants. Le Conseil Collégial est chargé :

De l’administration de l’association : secrétariat, gestion de la trésorerie, préparation des bilans et des budgets, réception et enregistrement des demandes d’adhésion, archivage des compte rendus.
De l’organisation des Assemblées Générales : convocations, ordres du jour, compte rendus, propositions soumises à délibération.
De proposer des orientations et des actions à l’Assemblée et de leur mise en œuvre lorsqu’elles ont été décidées.
De la coordination des groupes. Il délègue un de ses membres pour participer aux travaux des groupes ressource pour s’assurer que les besoins exprimés par les différents groupes sont bien pris en compte.
De la gestion de la collaboration avec les organisations partenaires.
Des décisions d’actions ponctuelles lorsqu’une réaction rapide est nécessaire. Il peut en déléguer la réalisation.
De la recherche de financement.
Du travail éditorial et de la validation des contenus propres au Forum.
D’assurer la représentation institutionnelle de l’association, il nomme en son sein des porte-paroles.
Des décisions d’ester en justice. Chaque décision doit être accompagnée de la définition précise des pouvoirs du représentant en justice de l’association nommé en son sein, ainsi que du choix des conseils juridiques assistant éventuellement l’association.

Modalités de renouvellement et d’élections :

L’article 9 des Statuts prévoit que le Conseil Collégial est constitué de 5 à 15 membres élus pour un an par l’ l’Assemblée Générale Statutaire et qu’il peut être procédé à remplacement ou complètement lors d’une Assemblée Générale.

Les modalités d’élection sont les mêmes que pour toute décision de l’Assemblée Générale
Les membres du Conseil Collégial sont rééligibles.

Prise de décisions :

Les décisions sont prises par consentement et si ce n’est pas possible à la majorité des voix des présents.
Le vote par procuration n’est pas autorisé.
La présence de la moitié au moins des membres est nécessaire pour que le Conseil Collégial puisse délibérer valablement. Si cette proportion n’est pas atteinte, le Conseil Collégial est à nouveau convoqué dans un délai d’un mois. Il peut alors délibérer sans condition de quorum.
Un compte rendu est rédigé à l’issu du Conseil Collégial et transmis à tous ses membres.

Convocation et présence :

Le Conseil Collégial délègue à un de ses membres le secrétariat (convocation, transmission des comptes rendus).
Convocation par courriel avec ordre du jour si possible 7 jours à l’avance. En cas d’urgence le délai peut être réduit.
Tout membre du Conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté à 3 réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
Tout adhérent peut assister au Conseil Collégial mais sans participer aux prises de décisions

Organisation interne :

La répartition des fonctions et des tâches en son sein est défini par le Conseil Collégial et consigné dans un compte rendu de réunion.
Les actes qui engagent l’association sont signés par 2 membres désignés en son sein par le Conseil Collégial ou par procuration exceptionnelle. Ceux-ci n’auront pas à justifier de leurs pouvoirs à l’égard des tiers.

Groupes projet

En complément de l’Article 10 il est précisé les points suivants :

La création d’un groupe projet est validée par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil Collégial et présentation d’une feuille de route par ceux qui en sont le promoteur.
Les groupes rendent régulièrement compte de leurs actions à l’Assemblée ce qui peut donner lieu à débat.
Au quotidien, les groupes projet travaillent à l’avancement des projets sur des thématiques qu’ils s’approprient, définissent méthode de travail et processus de décision qui correspondent le mieux aux personnes qui les constituent.
Les groupes projet peuvent intégrer des personnes qui ne sont pas adhérentes ou des organisations qui ne sont pas partenaires s’ils le souhaitent. Cela relève de leur autonomie. Néanmoins les groupes projet sont responsables de l’expression publique qui est faite en leur nom.
Chaque groupe gère son propre budget dans le cadre du budget voté par l’Assemblée Générale.
La dissolution d’un groupe, et donc l’abandon de ses actions, se fait à sa demande et/ou par décision de l’Assemblée.
Ce qui relève du commun (groupes ressource) doit prendre en compte les besoins exprimés.Retour ligne automatique
Au moins un membre du Conseil Collégial prend part aux travaux et s’assure de cette prise en compte et de la bonne coordination avec les demandeurs.
Ce qui relève de la publication (contenus) au nom du Forum doit être validé par le Conseil Collégial. Un/des modérateurs devrait être nommés pour le Portail où des avis personnels ou d’organisations partenaires sont exprimés et peuvent facilement déraper.
Le fonctionnement des groupes conjoints ou intégrés à d’autres organisations (ex : incroyable comestibles) est à clarifier. Par exemple : c’est un état transitoire, les membres du groupe sont invités à rejoindre l’organisation porteuse sauf si le groupe mène des actions autonomes.

Partenaires

Les organisations (associations, collectifs, entreprises ou institutions) qui souhaitent établir un partenariat avec le Forum sont les bienvenues.

Elles doivent exprimer leur désir de collaborer en écrivant à l’adresse courriel XXX du Conseil Collégial du Forum.
Le Conseil Collégial recherche avec elles les meilleurs accords qu’il proposera à l’acceptation de l’Assemblée Générale.
Ces organisations doivent avoir connaissance de la Charte du Forum et leurs pratiques ne doivent pas être en contradiction avec les principes communs exprimés au paragraphe II/A
Les organisations partenaires ont accès aux ressources du Forum, en particulier elles disposent d’un espace sur le Portail du Forum qui leur est réservé et dont le contenu d’expression publique est de leur responsabilité.
Le modérateur du Portail nommé par le Conseil Collégial peut être amené à demander le retrait d’un contenu qui serait en désaccord avec les principes communs de la Charte.
Les organisations partenaires pourront présenter leurs actions lors des Assemblée Générales.
Le Conseil Collégial définira une politique concernant les aspects financiers de ces partenariats.

En ce qui concerne les partenariats avec des organisations politiques, c’est-à-dire des organisations qui participent à des élections territoriales :

Ces organisations bénéficient de leur collaboration avec le Forum en ce qui concerne les ressources de la même façon que les autres organisations. Elles s’expriment en leur propre nom dans l’espace qui leur est réservée sur le Portail
Les actions/événements/projets communs, s’il y en a, sont proposés par le Conseil Collégial et validés par l’Assemblée.

Charte et Mode Opératoire

Le document Mode Opératoire est établi par le Conseil Collégial, il est soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale et prend effet immédiatement. Le Conseil Collégial peut le modifier à tout moment. Les modifications sont notifiées aux membres de l’association qui disposent d’un délai de 8 jours pour exprimer leur désaccord à l’adresse courriel XXX du Conseil Collégial. En cas de désaccordRetour ligne automatique
persistant le Mode Opératoire modifié sera soumis au vote de l’Assemblée Générale.

La Charte de l’association est établi par des membres de l’association à l’origine du Forum. Elle est approuvée en Assemblée Générale. C’est un document public publié sur le Portail. Le Conseil Collégial peut la modifier. Toute modification doit être notifiée aux membres de l’association qui disposent d’un délai de 15 jours pour exprimer leur désaccord à l’adresse courriel XXX du Conseil Collégial. Celui-ci tentera une conciliation, mais en cas de désaccord persistant la Charte modifiée sera soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.

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